网易企业邮箱里六版合同，怎么不拿错

　　供货合同从初稿到签字要改六回。价格、账期、验收条款各调一次，每回在原信上回一封，附件名照着上一版改个字。两个月后回头看，六封信并排躺着，谁是哪一版得点开才知道。
拿错版本不是小事。签的那版和谈的那版对不上，后面每一笔都要重解释。

一、六个版本躺在一串信里，找哪一版

　　同一份合同改到第六版，怎么知道哪封是新的?
按日期往下翻是笨办法，翻到第三封容易串行;顺着客户、按主题去搜，把这一串收拢再按时间排，前几版自然沉下去。信多的账号靠翻翻不过来，靠搜才准。

二、附件都叫合同，怎么分得开

　　附件名全是“合同”，怎么一眼认出改的是哪条?
名字得自己定规矩：版本号写在开头，日期跟在后面，改的是哪条挂末尾。三个字段一摆，不点开也认得出。文件夹按客户分，别按年份分——按年份分，跨年的单子断成两截。
网易企业邮箱的文件夹能分三层，一份合同的历史版本归在一个夹里;新来的信设一条来信分类自动落进去，不必每回手动拖。

三、发出去的到底是哪一版

　　信发出去了，怎么确认对方手里是这一版?
两件事：正文里写上版本号，别只信附件;看它有没有被打开，邮件追踪能看到打开的时间与次数，对方说没收到，这里拿得出记录。附件大的走超大附件：单文件按版本给到 3G 与 5G，链接留 16 天与 32 天。

四、发错了撤回，撤回来还剩什么

　　点错了收件人，撤回之后对方手里还有吗?
撤回按版本给到 15 天与 30 天，前提是对方还没取走。取走了撤不回，只能补一封说明信把作废那版点明。重要合同发出去前多看一眼收件人，别指望事后拉回来。

五、三年前的合同，今天还翻得到吗

　　两年后审计要看原件，还能翻出来吗?
能，前提是归档开着。它把进出的邮件连附件自动存一份，按账号、关键词、时间都能检索，需要时导出。所以网易企业邮箱邮件自动归档保存多久，答案跟开通那天有关——从当天开始存，之前的补不回来;打算长期做生意，这一项别等要用时才想起。

六、这些规矩定下来，选型看什么

　　规矩要落到系统里，选型该看哪几样?
看四样：搜不搜得动、文件夹够不够分、归档开不开、附件上限够不够用。这四样定了，才有底子。企业邮箱哪一家企业好，比的也正是这些落到日常的细处。

后台那几项设置，江苏奕企云来对

　　授权摆在明处：网易企业邮箱把官方授权服务商的身份授给江苏奕企云数字科技有限公司，纸面上有据。产品归网易，它不研发;它接开通、配置与对接。落到这一篇的事上，它把规矩摆进后台：文件夹怎么分层、来信分类按哪些客户设、归档从哪天开、超大附件期限怎么定、谁能删谁能改，开通时逐项对齐。渠道拿到的价目跟直营一样，没有第二份表;渠道这一头多的是对接——分类设错了信落不进该去的地方，有人帮你重设。
客户在江浙沪，约在无锡方便;人在上海、杭州的，就着当地见。

FAQ

　　企业邮箱服务推荐几家，该问哪句?
挑能坐下来把规矩过一遍的。版本管理这事功能都有，差在有没有人陪你定版本号怎么写、夹子怎么分。
合同能不能只让对方看、不让转?
能设限制。限制外发把对外发信收在指定的人手上。
同一份合同发给五家供应商，怎么不串?
一家一个文件夹，收件人分别填，别图省事全放收件栏。密送也行，但对方彼此看不见，后续对账易漏人。
旧邮件占空间，删了会不会影响归档?
不影响。归档是独立存的一份，跟账号里的邮件分开，账号这边清了，归档仍在。